北京獵頭公司談職場(chǎng)：如何做好在工作匯報(bào)？你需要學(xué)會(huì)金字塔結(jié)構(gòu)思維
在職場(chǎng)中，不可避免的一件事情就是工作匯報(bào)，每日工作匯報(bào)、月度匯報(bào)、季度匯報(bào)、年度匯報(bào)、項(xiàng)目匯報(bào)......工作上大大小小的事情，都需要做匯報(bào)，這是令很多人頭疼的一件事情。
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剛剛工作的時(shí)候，我就不懂怎么做工作匯報(bào)，每次匯報(bào)工作的時(shí)候，都很緊張，常常說著說著就忘記自己要說什么，緊張到結(jié)巴顫抖。
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表達(dá)的時(shí)候，也絲毫沒有邏輯，有時(shí)候，想到什么說什么，以為自己說的很好，結(jié)果看領(lǐng)導(dǎo)的表情，寫滿了無奈。
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很多人在匯報(bào)工作的時(shí)候，都會(huì)出現(xiàn)類似的情況，比如：表達(dá)不清、邏輯混亂、廢話連篇、重點(diǎn)不突出.....這種工作匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)根本搞不清楚你在說什么，更不會(huì)青睞、器重你。
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美國作家馬克·麥考梅克曾經(jīng)說“對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言，誰能很好的匯報(bào)工作，誰就在努力工作；相反，誰不好好匯報(bào)工作，誰就沒有努力工作?！?/span>
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由此可見，在職場(chǎng)上，工作匯報(bào)是很重要的，這決定了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的態(tài)度，甚至直接影響你與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。
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那要怎么才能夠做好工作匯報(bào)呢？首先我們要了解一下，為什么匯報(bào)工作的時(shí)候會(huì)緊張，并且要怎么克服這種緊張的狀態(tài)。
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一、2個(gè)小技巧，破解工作匯報(bào)緊張
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為什么在面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做工作匯報(bào)的時(shí)候， 會(huì)感覺到緊張呢？其實(shí)，造成這種情況的原因有2種，分別是：生理因素、心理因素。
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?。?）生理因素
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造成我們緊張的第一個(gè)原因，就是我們大腦的結(jié)構(gòu)。 大腦是由不同結(jié)構(gòu)組成的，每個(gè)結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)的都不同。
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在工作匯報(bào)的時(shí)候，導(dǎo)致我們緊張的區(qū)域有三個(gè)部分，分別是：爬行腦、情緒腦、視覺腦。
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爬行腦也就是我們的腦干，主要負(fù)責(zé)的就是對(duì)刺激做出反應(yīng)，比如，在我們遇到危險(xiǎn)的時(shí)候，可以快速的反應(yīng)。
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情緒腦顧名思義，主要負(fù)責(zé)的就是與情緒相關(guān)的，比如：情感、直覺、情緒等等，尤其是對(duì)事物的喜歡厭惡等等。
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視覺腦控制大腦的絕大部分智力，能夠快速處理和支配情緒。
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在匯報(bào)工作的時(shí)候，大腦就會(huì)提前思考，對(duì)這件事情做出一個(gè)判斷，因此，在匯報(bào)的時(shí)候，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，就會(huì)迅速反映，表現(xiàn)出緊張和不安。
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?。?）心理因素
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除了大腦面對(duì)這種情況做出反映，還有心理因素也是導(dǎo)致緊張?jiān)颉?/span>
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在工作匯報(bào)的時(shí)候，很多人對(duì)自己的要求都比較高，希望能夠在領(lǐng)導(dǎo)面前好好表現(xiàn)。
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可實(shí)際上，卻給自己帶來了很大的心理壓力，造成了很大的負(fù)擔(dān)，害怕自己匯報(bào)不好工作，更害怕自己丟臉。
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因此，這種心理暗示，直接導(dǎo)致在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的時(shí)候，變得緊張，甚至發(fā)抖。
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既然知道在匯報(bào)工作的時(shí)候?yàn)槭裁磿?huì)緊張，接下來要做的就是破除這種緊張，有2個(gè)技巧，可以幫助你緩解緊張。
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技巧一：降低要求，放松自己
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導(dǎo)致緊張的一部分原因，就是因?yàn)閷?duì)自己的要求太高，太過于追求完美。
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因此，降低自己的要求，允許自己出現(xiàn)錯(cuò)誤，當(dāng)你的心態(tài)放平衡，整個(gè)人都放松下來，緊張程度也會(huì)降低。
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技巧二：抓住機(jī)會(huì)，反復(fù)訓(xùn)練
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訓(xùn)練提升能力，是破解緊張的最好方式。抓住每一個(gè)可以在領(lǐng)導(dǎo)面前發(fā)言的機(jī)會(huì)，講述自己擅長(zhǎng)的、知道的東西。
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但是有一個(gè)前提，就是要提前想好內(nèi)容，給自己的內(nèi)容大概列一個(gè)提綱，通過反復(fù)的訓(xùn)練，積攢經(jīng)驗(yàn)，提高自己的工作匯報(bào)表達(dá)能力。
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只有通過反復(fù)訓(xùn)練，具有“不要臉”的精神，就是放下自己的面子，緊張感也會(huì)隨之消失。
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利用上面這2個(gè)方法，可以消除緊張感，但是匯報(bào)工作并不簡(jiǎn)單，還需要掌握方法和技巧。
二、4個(gè)步驟，做好匯報(bào)工作的準(zhǔn)備
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做工作匯報(bào)的時(shí)候，一定要事先做好準(zhǔn)備，明確好受眾和匯報(bào)工作，對(duì)癥下藥方能事半功倍。
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第一步：明確匯報(bào)目的
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在工作匯報(bào)之前，首先要做的就是明確工作匯報(bào)的目的，通常有三種匯報(bào)形式。
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第一種是溝通知會(huì)形式，比如，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度，溝通下一步的工作安排等等；
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第二種是需要領(lǐng)導(dǎo)做決定的，比如，匯報(bào)工作中發(fā)現(xiàn)的問題或者是需要領(lǐng)導(dǎo)做決定的事情，這種情況的匯報(bào)，一定要提前準(zhǔn)備好2~3個(gè)解決方案。
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第三種是需要協(xié)助資源的匯報(bào)，比如，工作中，需要跨部門合作、協(xié)助、人力支持等等，需要領(lǐng)導(dǎo)幫忙解決的問題，一定要及時(shí)匯報(bào)，避免影響工作進(jìn)度。
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第二步：梳理領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注點(diǎn)
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在正式給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作之前，還需要明確領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)，在匯報(bào)的時(shí)候，要體現(xiàn)出來。
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比如：領(lǐng)導(dǎo)比較關(guān)注的是項(xiàng)目進(jìn)度、團(tuán)隊(duì)成員的工作狀態(tài)、這項(xiàng)工作能夠給公司帶來多少價(jià)值、工作目標(biāo)是否與領(lǐng)導(dǎo)預(yù)想的一樣等等。
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梳理出領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)，這樣在匯報(bào)的時(shí)候，才能夠解決領(lǐng)導(dǎo)心中的困惑，讓領(lǐng)導(dǎo)更加信任你。
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第三步：培養(yǎng)受眾思維
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匯報(bào)工作之前，還需要明確匯報(bào)的對(duì)象是誰，也就是你給誰做匯報(bào)。
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工作匯報(bào)的對(duì)象不同，匯報(bào)的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)也會(huì)有所差異。可以從這4個(gè)方面思考，他們是誰？他們有什么需求或問題？他們想要做什么？怎樣才能讓他們行動(dòng)起來？
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當(dāng)你解決了這4個(gè)問題，從聽者的角度思考和反思，你的工作匯報(bào)才會(huì)更出色。當(dāng)你在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)對(duì)你刮目相看。
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第四步：清楚領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格
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在給領(lǐng)導(dǎo)做工作匯報(bào)的時(shí)候，要注意領(lǐng)導(dǎo)的為人處世風(fēng)格，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有自己的風(fēng)格特點(diǎn)，在聽工作匯報(bào)的時(shí)候，側(cè)重點(diǎn)也會(huì)不同，因此，要針對(duì)不同類型的領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)癥下藥”。
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比如：掌控性的領(lǐng)導(dǎo)，做事情就比較直接，而且會(huì)比較強(qiáng)硬，會(huì)比較喜歡做主、行動(dòng)力強(qiáng)的人，他們?cè)谧非竽繕?biāo)的時(shí)候，往往也是不達(dá)目的誓不罷休。
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再比如：支持型的領(lǐng)導(dǎo)，他們往往更加關(guān)注人，善于合作，會(huì)比較傾向于團(tuán)隊(duì)一起做決策。
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所以，在匯報(bào)工作的時(shí)候，了解領(lǐng)導(dǎo)，針對(duì)不同的領(lǐng)導(dǎo)做不同風(fēng)格形式的匯報(bào)，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)更加青睞你。
三、工作匯報(bào)內(nèi)容梳理6步法
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做好前期的準(zhǔn)備，最后就是要具體的執(zhí)行，思考如何給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作了，可以分成簡(jiǎn)單的6個(gè)步驟：定題→頭腦風(fēng)暴→分類→標(biāo)題→排序→補(bǔ)充。
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首先是定題，要確定匯報(bào)主題；
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接著是頭腦風(fēng)暴，團(tuán)隊(duì)成員一起思考與主題相關(guān)的內(nèi)容，說出自己的想法；
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其次是分類，將每個(gè)人的想法進(jìn)行分類，3~5為宜；
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再就是起標(biāo)題， 給每個(gè)點(diǎn)進(jìn)行一個(gè)小的總結(jié)，梳理成小標(biāo)題。
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接著是排序，按照某個(gè)順序?qū)R報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)排序，是時(shí)間順序、優(yōu)先級(jí)順序、流程步驟等等，排列出一個(gè)順序進(jìn)行工作匯報(bào)。
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最后，對(duì)整體的內(nèi)容做一個(gè)梳理，查缺補(bǔ)漏，補(bǔ)充相關(guān)的內(nèi)容。
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這樣做，就可以梳理完工作匯報(bào)的所有內(nèi)容，匯報(bào)的時(shí)候，就不會(huì)出現(xiàn)遺漏，領(lǐng)導(dǎo)也能夠接收到你匯報(bào)的所有重點(diǎn)信息。
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四、工作匯報(bào)的金字塔表達(dá)結(jié)構(gòu)
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工作匯報(bào)的時(shí)候，利用金字塔結(jié)構(gòu)表達(dá)，會(huì)讓你的表達(dá)效果更加清晰流暢。金字塔結(jié)構(gòu)其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是總分總形式，先總體概述，接著分別論述觀點(diǎn)，最后總結(jié)歸納。金字塔結(jié)構(gòu)的表達(dá)方式這樣的特點(diǎn)，結(jié)論先行、上下應(yīng)對(duì)、分類清楚、邏輯排序。
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只要按照這種方式表述，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，一定會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的青睞。
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舉個(gè)例子：
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黃總，銷售部的經(jīng)理明天下午兩點(diǎn)要去門店做培訓(xùn)，采購部的經(jīng)理下午兩點(diǎn)半出差回來，財(cái)務(wù)部的經(jīng)理下午三點(diǎn)還有一個(gè)會(huì)議要參加，經(jīng)過和各部門的經(jīng)理協(xié)商，同意明天的會(huì)議調(diào)整到下午四點(diǎn)。
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這種工作匯報(bào)方式，領(lǐng)導(dǎo)聽到后一定會(huì)覺得很混亂，不知道你到底想要表達(dá)什么，那按照金字塔結(jié)構(gòu)，調(diào)整一下，可以這樣表達(dá)。
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黃總，明天下午的會(huì)議調(diào)整到四點(diǎn)正式開始，因?yàn)殇N售部的經(jīng)理下午三點(diǎn)半左右才能從門店培訓(xùn)回來，采購部經(jīng)理下午兩點(diǎn)半出差回來，財(cái)務(wù)部經(jīng)理明天下午還有一個(gè)會(huì)議要參加。
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這樣給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，領(lǐng)導(dǎo)就可以直接明白你表達(dá)的意思。所以，在做工作匯報(bào)的時(shí)候一定要注意，注意表達(dá)方式。
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總結(jié)
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工作匯報(bào)的目的，主要就是傳遞信息給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚工作的狀況，對(duì)整體工作有一個(gè)把控。
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所以，在職場(chǎng)上，一定要做好工作匯報(bào)，這是增進(jìn)你與領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系獲得領(lǐng)導(dǎo)器重的最直接的方法。
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你有什么工作匯報(bào)技巧嗎？歡迎留言分享~~
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