獵頭公司內(nèi)訓(xùn)：如何給候選人發(fā)正確的面試安排郵件
在面試安排階段，您已經(jīng)接近招聘過程中最重要的步驟之一。面試郵件的安排是您留給候選人的第一印象，因此，通過電子郵件安排面試時(shí)忽略細(xì)節(jié)部分從來都不是一個(gè)好主意。不可避免的是，錯(cuò)誤會(huì)在某個(gè)時(shí)候輕易消失，并弄亂了您作為招聘人員投入工作的全部精力。在這篇文章中，我們將與您分享一些最常見的錯(cuò)誤，讓您盡量避免相關(guān)錯(cuò)誤并推動(dòng)面試的順利進(jìn)行。
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在招聘過程中，面試安排郵件為什么如此重要？
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通常來說，面試安排郵件可以為候選人提供相關(guān)信息，以便他們能夠?yàn)槊嬖囘^程做好充分的準(zhǔn)備。對(duì)于招聘者來說，這也是提升候選人體驗(yàn)的一種工具。為了體現(xiàn)對(duì)候選人的尊重，郵件可以避免不合時(shí)宜地打擾候選人。在編輯面試安排郵件時(shí)，您還可以抽出一些時(shí)間來處理候選人的業(yè)務(wù)，特別是他們目前的工作，從而為他們提供幫助。
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01、面試安排郵件中應(yīng)該包含什么？
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一封標(biāo)準(zhǔn)的面試安排郵件通常應(yīng)該包含以下幾點(diǎn)：
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* 職位頭銜
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* 公司名稱
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* 面試類型：親臨現(xiàn)場、電話面試或者通過視頻面試（以會(huì)議、個(gè)人或者團(tuán)體類型面試）
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* 供選擇的時(shí)間段和日期或者特定的時(shí)間和日期
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* 面試地點(diǎn)：地址，大樓，樓層和房間號(hào)；甚至是引導(dǎo)他們正確地點(diǎn)的地圖
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* 面試官的姓名和職位
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* 候選人需要攜帶的材料
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* 面試的大概持續(xù)時(shí)間
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* 其他指南等
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您可以對(duì)郵件進(jìn)行調(diào)整，直到覺得合適為止。
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02、編輯面試安排郵件時(shí)，您可能會(huì)犯什么錯(cuò)誤，如何避免它們？
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1.缺少開放式話題
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直接進(jìn)入主題會(huì)使申請(qǐng)人對(duì)這封電子郵件的去向保持警惕性，并將它們從重要信息中剔除。
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明智的做法是，您可以通過贊賞他們?yōu)樯暾?qǐng)公司職位而付出的努力開始。然后，您可以說您已經(jīng)審查了他們的材料，或者祝賀他們通過了先前的申請(qǐng)階段，并希望邀請(qǐng)他們參加面試，從而告知他們面試過程。一個(gè)很好的話術(shù)是“恭喜您通過了第一個(gè)環(huán)節(jié)。我們想邀請(qǐng)您接受我們的現(xiàn)場面試（如果有需要，可以說其他類型的面試）”
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2.郵件主題行的錯(cuò)誤
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沒有主題行的郵件：完全沒有主題行的郵件會(huì)使申請(qǐng)人“忽略此郵件”。他們會(huì)將您的邀請(qǐng)郵件視為垃圾郵件，然后忽略它。
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含糊不清的語句：主題范圍含糊不清的電子郵件會(huì)使求職者感到困惑，并分散他們對(duì)主要主題的注意力。
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標(biāo)點(diǎn)符號(hào)過多：如果主題行中的標(biāo)記和符號(hào)過多，則電子郵件很可能會(huì)被過濾為垃圾郵件。正確的做法是，寫一個(gè)直接的主題行以明確提及此電子郵件是一次面試邀請(qǐng)，以吸引他們的注意力并防止被無意錯(cuò)過和增加點(diǎn)擊率。例如，以“您公司的名字邀請(qǐng)面試”就足夠了。
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3.弄錯(cuò)事實(shí)
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給候選人發(fā)送包含錯(cuò)誤信息的郵件會(huì)使他們感到困惑，因?yàn)樗麄儠?huì)不確定他們是否是正確的收件人。這表明招聘人員尚未完全確認(rèn)候選人的信息，這顯然不夠?qū)I(yè)。您不僅要浪費(fèi)時(shí)間來回修改電子郵件的內(nèi)容，還會(huì)阻止應(yīng)聘者打開郵件或給他們留下混亂且準(zhǔn)備不足的糟糕印象。建議您使用一些檢查方法或第三方檢查軟件在發(fā)送郵件之前進(jìn)行仔細(xì)檢查。它們會(huì)幫助您解決可能存在的語句問題，例如指出候選人姓名中的拼寫錯(cuò)誤以及不完整的句子，等確認(rèn)正確以后再發(fā)送郵件。
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4.語氣問題
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至于面試安排郵件的語氣，您在和候選人打交道時(shí)，應(yīng)該表現(xiàn)的既不過于正式，也不太親近。一般的打招呼，例如“親愛的候選人”和“可能與誰有關(guān)”，可以盡量使用這些聽起來像是非個(gè)人的語言，另一方面，過于個(gè)人化的語句，比如說，您可能偶然看到的昵稱和機(jī)密信息，也會(huì)讓人覺得您正在侵犯他們的隱私。盡管推薦的語氣代表了您的企業(yè)文化，讓人聽起來很友好，既專業(yè)又不失禮貌。無論您是想隨意還是正式寫東西，都不要忽略個(gè)性化電子郵件的需求。
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5.缺少結(jié)束語
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和缺少開放式話題一樣，缺乏結(jié)束語就像在和候選人進(jìn)行詳細(xì)討論之后突然結(jié)束話題。他們連提問的機(jī)會(huì)都沒有。實(shí)際上，您不必加長再見的句子，可以采用這樣的回復(fù)：我們期待您的回復(fù)/見到您之類的句子就已經(jīng)足夠了。
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6.忘記郵件署名
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請(qǐng)記住，在郵件署名位置留下您的全名和職位，以證明自己的身份。與沒有署名的電子郵件相比，有發(fā)件人信息的郵件可提高信譽(yù)度和參與度。您可以將其他相關(guān)信息（例如，指向社交媒體頁面的鏈接）和在線個(gè)人資料作為官方來源（如果需要，可以引用）。這樣的郵件看起來更令人印象深刻，您可以突出顯示公司的簡短摘要或引用您公司所追求的價(jià)值。同樣，也不要因過多的信息而使時(shí)間過長。請(qǐng)簡短明了，便于申請(qǐng)人對(duì)您所代表的公司有一個(gè)簡單的了解。
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03、幫助您最大程度減少這些錯(cuò)誤的方法
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有了這些面試安排郵件的注意事項(xiàng)，您既可以優(yōu)化辦事效率，又可以給候選人提供一種專業(yè)的體驗(yàn)。
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即使您的招聘任務(wù)快要結(jié)束了，電子郵件安排面試過程中引起的錯(cuò)誤仍然有可能發(fā)生。希望您可以學(xué)習(xí)這篇文章，以最大程度地提高這個(gè)階段的效率并節(jié)省雙方的時(shí)間。
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